Loading...

İş süreçleri yönetimi önemlidir.

İş süreçleri, şirketlerin temel varlıklarını temsil eder. Piyasa tarafından algılanan ürün ve hizmetlerin çekiciliği üzerinde doğrudan etkileri vardır. Süreçler, organizasyonlar içinde ve arasında sistemleri, verileri ve kaynakları entegre eder ve herhangi bir başarısızlık kurumsal yaşamı durma noktasına getirebilir.

Fundamental of Business Process Management

Bu ifade, iş süreç yönetiminde nabzı tutmayan her yöneticiyi ürpertmelidir. İş süreçleri, herhangi bir organizasyonun başarısı için esastır ve işin her alanındaki yerlerini göz ardı etmek, en iyi ihtimalle verimsizliği, en kötü ihtimalle ise felaketi davet etmektir.

Gartner'a göre, İş süreçleri yönetimi, 'işletme performansını operasyonel mükemmeliyet ve iş çevikliği ile artıran bir disiplindir.' Bu, müşteri ihtiyaçlarına ve pazar değişikliklerine etkili ve verimli bir şekilde yanıt verme fırsatı sunar ve ürünler, hizmetler ve müşteri deneyimi açısından en iyi sonuçları üretir.

"İş Mükemmeliği için Altı Adım"

1

Liderlik

İlk adım, İş Mükemmeliyet Merkezi'nin liderliğini alacak bir lider (veya liderler) bulmaktır. Liderlerin, iş haritalamanın organizasyonun tamamına ne kadar önemli olduğunu iletişim kurmak ve göstermekle sorumlu olduğu bir süreçtir. Zaten liderlik rollerinde olan çalışanlara 'süreç lideri' rolünü atamak, onların kararlarına ek bir ağırlık kazandırabilir. İşleri başlatma ve öncülük etme konusunda istekli ve yetenekli olanları bulmak istersiniz.

2

Stratejik Yön

Herkesin katılımını sağlamak ve gereken kültürel değişimi başlatmak için süreç haritalamanın, daha geniş iş stratejisi ile yakından uyumlu olması gerekmektedir. Bunun içermesi gerekenler:

  • Süreç haritalama girişiminin açıkça açıklanmasını sağlamak
  • Süreç haritalamanın işe olumlu bir şekilde nasıl etki edeceğini vurgulamak

Süreç haritalama, sadece süreçlerle ilgili bilgi toplamakla ilgili değildir. Bu, üretkenliği artırmak, maliyetleri azaltmak, daha çevik, daha rekabetçi ve işi büyütmek için daha geniş bir iş stratejisinin ilk adımıdır. Başarılı işletmeler, iş mükemmelliği ile organizasyonun geleceği arasında anlamlı bağlantılar kurar.

3

İş Süreç Yönetimi Çerçevesi

İş mükemmeliyet merkezinin başlıca görevlerinden biri, iş süreç yönetimi için bir çerçeve belirlemektir. Bu tam olarak neleri içerdiğini, nasıl çalışacağını ve insanlardan ne beklediğini belirlemek önemlidir.

  • Merkezi

Süreç haritalama merkezi bir şekilde yönetilebilir. İş süreç yönetimi ekibi, tüm süreçleri içeride haritalayabilir ve ardından süreçler iyi durumda olduğunda bunları devredebilir.

  • Şirket Geneli

Daha iyi bir yaklaşım, işin her bölümünde belirlenmiş şampiyonları atamaktır ki bu kişiler kendi süreçlerinin sorumluluğunu alırlar. Örneğin, İnsan Kaynakları şampiyonu İK departmanındaki tüm süreç haritalamayı denetleyecektir. Bu durumda, iş mükemmeliyet merkezinin görevi, araçları sağlamak ve şampiyonları eğitmektir.

4

Kaynak Sağlama

Süreç haritalama, tüm organizasyon genelinde herkesin günlük sorumluluklarının bir parçası haline gelmelidir. Bu, insanların işleri nasıl yaptıklarına entegre edilmeli ve organizasyon bunu desteklemelidir. Mevcut kaynakları gözden geçirmeli ve süreç haritalama, süreç sahipliği ve ileriye dönük olarak süreç geliştirme ve otomasyon için zaman ayırmalısınız.

5

İletişim ve Katılım

İş mükemmelliğini çalıştırmak için organizasyonların etkili bir iletişim yapısına sahip olmaları gereklidir. İş mükemmelliği, her şeyin ötesinde bir değişim yönetimi girişimidir. Değişimi yönetmenin en önemli yönlerinden biri, iş kullanıcılarının ne kadar iyi bilgilendirildiğidir.

Düşünmeniz gerekenler:

  • Önemli bilgilerin nasıl iletişim kurulacağı
  • Değişiklikler yapıldığında insanlara nasıl güncelleme yapılacağı
  • Mevcut değişim yönetimi yapınızın ne kadar etkili olduğu veya iletişim için yeni bir metodoloji kurmanız gerekip gerekmediği
  • İnsanların temel süreç bilgilerini nerede arayacakları, bulmanın ne kadar kolay olacağı ve bu konuda nasıl geri bildirim sağlayacakları.

6

Bireysel Fokus

Süreç haritalamayı bireylerin işleri ve sorumluluklarına bağlamak önemlidir. Organizasyonunuza süreç haritalamayı resmi olarak tanıtmak için birkaç yol vardır:

  • İşe Alma ve Tanıtma (Onboarding and Induction): Yeni çalışanlar, iş mükemmelliği kültürü, iş mükemmeliyeti merkezinin ne yaptığı hakkında bilgilendirilmeli ve süreç haritalama sorumlulukları hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

  • Performans Değerlendirmeleri (Performance Reviews): Sonuçta, süreç haritalamanın başarılı olabilmesi için başarıyı ölçmek gereklidir. Süreç haritalama ve sahipliği, bireysel bir çalışanın performans değerlendirmesinin bir parçası haline gelmelidir.

Nereden başlamalı?

Bu altı adım, organizasyonunuzu süreç mükemmeliyeti merkezinin temellerini oluşturmak için hazırlamanıza yardımcı olacaktır. Başlamak için en iyi yer, bu altı noktayı finans, satış, IT, İK vb. tüm ana iş hatlarına karşı gözden geçirmektir. Bunları yerine getirdikten sonra, süreç mükemmeliyet merkezinizi önce bölümlere, ardından daha geniş işletmeye yayma zamanı gelmiştir.

Şimdiye kadar, bir süreç mükemmeliyet merkezi kurmak için gerekli olan organizasyonel destek alanlarını inceledik. Ancak organizasyonlar, kaynaklandırma, çerçeve, iletişim, liderlik, stratejik yönlendirme ve bireysel odak gibi temel unsurları doğru bir şekilde yerine getirmelerinden emin olmalıdır, böylece süreç mükemmeliğinin herkesin bir parçası olduğu bir kültürü yetiştirebilirler.